Vous créez votre entreprise et vous vous demandez si vous pouvez faire vous-même votre comptabilité sur Excel ? Pour certaines formes juridiques de société, les obligations fiscales et comptables peuvent être particulièrement complexes.
Que dit la réglementation à ce sujet ?
Avez-vous le droit de faire votre comptabilité sur Excel ?
Tout dépend du statut de votre entreprise !
En effet, vos obligations comptables et fiscales varient en fonction du statut juridique de votre entreprise. Cependant, en tout état de cause, toutes les entreprises doivent produire le FEC (fichier des écritures comptables) depuis le 1er Janvier 2014.
Toutes à une exception près : les micro-entreprises, qui bénéficient d’un régime social et fiscal simplifié, échappent à l’obligation de produire le FEC.
Or : le FEC ne peut être produit via Excel mais par un logiciel de comptabilité. Ainsi, pour résumer : il n’est plus possible de faire sa comptabilité sur Excel sauf pour les micro-entreprises non soumises au FEC. Sachant que pour les auto-entrepreneurs la comptabilité se résume à tenir :
- le livre des recettes ;
- le registre des achats si l’auto-entrepreneur exerce une activité de revente de marchandises.
Micro-entreprise : comment faire votre comptabilité sur Excel ?
Suivre son chiffre d’affaires
Beaucoup de micro-entrepreneurs n’ont pas recours aux logiciels de comptabilité. Ils utilisent Excel qui permet de saisir chronologiquement les entrées et les sorties d’argent. Cet outil permet de suivre facilement le chiffre d’affaires de l’entreprise, notamment pour anticiper les risques de dépassement de plafonds pour :
- La fin de la franchise de TVA ;
- La sortie du régime « micro ».
Seul le livre de recettes est impérativement exigé par la loi, ainsi que le registre d’achat pour les activités de revente de marchandises. Toutefois, Excel permet d’aller plus loin et de tenir un bilan comptable ou d’effectuer de nombreuses autres opérations comptables.
Que doit contenir votre comptabilité Excel ?
- Le listing de l’ensemble des factures encaissées ;
- L’enregistrement des opérations à la date d’encaissement et non à la date de création des factures.
Ce document doit vous permettre de suivre la rentabilité de l’activité. J’attire également votre attention sur le fait qu’un auto-entrepreneur peut tout à fait être contrôlé par l’administration sociale et fiscale. Ce n’est pas parce que le statut est simplifié que vous échappez à tout contrôle.
Veillez à ce que chaque document (facture, devis etc.) :
- soit bien archivé : vous devez les conserver 10 ans ;
- et comporte un numéro unique : les doublons de facture ne sont pas autorisés.
Pour éviter toute erreur fatale, il est conseillé de faire vos saisies des recettes et de vos dépenses au fil de l’eau plutôt que juste avant la déclaration URSSAF!
Calculer des indicateurs de suivi
Excel s’avère un excellent outil de pilotage et de suivi de l’activité. Avec les bonnes formules, la saisie des livres de recettes et de dépenses vous permet de calculer des indicateurs de performance. Vous suivez ainsi l’état financier de votre entreprise et contrôlez facilement sa rentabilité.
Pour résumer :
- Micro-entrepreneurs : à condition de respecter les obligations légales, vous pouvez suivre votre comptabilité sur Excel ! Cependant, rien ne vous interdit de vous équiper d’un logiciel de comptabilité
- Les autres : on se dote d’un logiciel de comptabilité obligatoirement !
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