Les salariés qui pourraient travailler sur site exerce en dehors des locaux de l’employeur, sont considérés en télétravail. Si vos salariés exercent régulièrement à distance, ceux-ci engagent des frais. Ainsi, les employeurs doivent verser aux salariés des indemnités de télétravail. Quels sont les frais de télétravail à prendre en compte ? Quelles indemnités de télétravail verser ?
1- Frais de télétravail : quels sont-ils ?
👉 Il s’agit de l’ensemble des frais directement engagés par votre collaborateur pour réaliser ses missions professionnelles à distance. Ces frais doivent être pris en charge par l’employeur.
Ces frais peuvent être :
- les frais fixes du domicile (loyer, charges de copropriété, taxes foncières et d’habitation etc) ;
- les frais variables du domicile (gaz, électricité) ;
- les dépenses pour se doter de mobilier de bureau ;
- l’achat de matériel informatique, consommables, frais de connexion.
2- Comment prendre en charge les frais professionnels en télétravail ?
Pour prendre en charge les frais professionnels de vos collaborateurs en télétravail, vous avez deux possibilités :
- Rembourser les frais professionnels sur présentation d’un justificatif : facture mobilier, facture électricité etc.
- Verser une indemnité forfaitaire.
Le remboursement des frais de télétravail
👉 Vous optez pour le remboursement des frais ?
Voici quelques exemples :
📝 Pour les frais liés à l’occupation du domicile, il faut estimer uniquement les frais consacrés à l’activité professionnelle. Ce qui est pris en charge, ce sont les frais engagés au titre du local qui est affecté à l’usage professionnel (généralement une pièce) et non pas la superficie totale de l’habitation de vos collaborateurs.
📝 Pour estimer les frais fixes du domicile (loyer, taxes locales etc), le calcul à effectuer est le suivant : ensemble des frais fixes au titre du local affecté à un usage professionnel / la superficie totale de l’habitation principale.
Exemple : Appartement de 30m² dont 4 m² pour l’usage professionnel.
Le loyer s’élève à 600 €/mois, la taxe d’habitation à 50 €/mois et la prime d’assurance à 30 €/mois.
Le montant des frais déductibles s’élève donc à 680 (600+50+30) x 4 / 30 = 90,66 €.
📝 Pour les frais variables du domicile (électricité, gaz etc.), un calcul similaire est à effectuer : ensemble des frais variables au titre du local affecté à un usage professionnel/ la superficie totale de l’habitation principale.
💡L’URSSAF met à disposition un tableau d’évaluation des frais : Tableau URSSAF
✅ Le remboursement des frais se fait sur demande de votre collaborateur et sur justificatifs. Ces frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales, à condition de bien disposer des justificatifs !
L’indemnité forfaitaire de télétravail
✅ Vous pouvez opter pour le versement d’une indemnité forfaitaire de télétravail. Double avantage : éviter les calculs compliqués et aucun justificatif à fournir !
Son montant maximum dépend si l’indemnité est prévue ou non par une convention collective.
| Indemnité forfaitaire par jour | Indemnité forfaitaire par mois | Frais de TIC | |
| Prévue par une convention collective | 2,70€ | 3,30€ | 55, 20€ par mois. |
| Non prévue par une convention collective | 59,40€ | 72,60€ |
💡 Les indemnités de télétravail sont exonérées de cotisations sociales dans ces limites. Si vous choisissez de verser une indemnité supérieure à ce montant, l’exonération sociale ne s’applique que si vous pouvez justifier des frais engagés par le salarié.
3- Comment calculer l’indemnité de télétravail ?
✅ L’URSSAF préconise d’opter pour l’indemnité forfaitaire pour faciliter le calcul des remboursements.
👉 Voici la formule de calcul à utiliser : Montant de l’indemnité forfaitaire de télétravail/jour x Nombre de jours télétravaillés dans le mois.
📝 Exemple : Eddy a travaillé 8 jours à distance ce mois-ci. L’indemnité de télétravail étant prévue par la convention collective, il a le droit à 3,30€ par jour. Pour ce mois-ci, son indemnité s’élève à 3,30 euros x 8 jours = 26,4 euros.
👉 Besoin d’aide pour gérer les frais professionnels de vos collaborateurs ? Contactez-nous !
