Le moment est arrivé ! Votre affaire a du succès, vos bras ne suffisent plus à faire tourner la boutique. Plus le choix, vous allez devoir recruter ! Cette étape effraie souvent les entrepreneurs, qui se retrouvent perdus dans les obligations administratives. Comment recruter votre premier salarié ? Quelles sont les formalités d’embauche pour un premier salarié ?
1-Déclarer votre salarié auprès des organismes sociaux
Il est possible de déclarer son premier salarié par deux moyens : la DPAE ou le TESE. Voyons les deux dispositifs et lequel choisir.
Via la DPAE (déclaration préalable à l’embauche)
👉 La DPAE doit être transmise dans les 8 jours précédents l’arrivée du nouveau salarié dans l’entreprise.
⚠️ Attention : Vous devez d’abord créer votre compte employeur. Ainsi, pour votre toute première embauche, la déclaration doit être réalisée sur le site de l’Urssaf : Faire sa 1ère DPAE. Vous devrez fournir une copie de l’accusé de réception à votre salarié. Cette déclaration est très importante car elle permet d’effectuer :
- votre immatriculation en tant qu’employeur à la sécurité sociale ;
- l’immatriculation de votre salarié auprès de la sécurité sociale ;
- votre affiliation au régime d’assurance chômage ;
- l’adhésion à un service médical du travail et la demande pour la visite médicale d’embauche ;
- la liste des salariés embauchés en vue des déclarations sociales.
❌ Attention, la DPAE ne s’applique pas aux stagiaires.
Via le Titre emploi-services entreprise
Le TESE est destiné à simplifier les formalités sociales liées à l’emploi de salariés.
Depuis le 1er janvier 2020, il peut être utilisé par toutes les entreprises, quel que soit leur effectif. Les avantages du dispositif sont nombreux, notamment : un seul formulaire en ligne pour accomplir les formalités liées à l’embauche : déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et contrat de travail.
👉 Renseignez-vous sur : www.letese.urssaf.fr
2-Affilier votre entreprise auprès d’une caisse de retraite
Dans la perspective de votre première embauche, vous devez contacter les caisses de prévoyance afin de les informer de votre volonté de mettre en place la retraite complémentaire, AGIRC (cadres) et/ou ARRCO (non cadres), dans votre entreprise. L’affiliation est obligatoire pour tous les salariés.
💡Pour connaître la caisse de retraite complémentaire à laquelle votre entreprise doit adhérer ainsi que les taux de cotisation applicables, vous devez simplement connaitre votre SIRET ou votre numéro de convention collective (IDCC) :ma caisse de retraite.
👉 Pour trouver votre convention collective : Je cherche mon entreprise.
3- Adhérer à une mutuelle d’entreprise
👉 Tout employeur du secteur privé (entreprise et association) a l’obligation de proposer une mutuelle à ses salariés.
❌ Exceptions : CDD et Contrat intérimaire de moins de 3 mois, temps partiel jusqu’à 15 heures par semaine.
L’employeur choisit librement l’organisme d’assurance. Une fois l’affiliation effectuée, vous devez transmettre le bulletin d’adhésion au salarié. Lui n’a aucune démarche à effectuer. Il reçoit
simplement une attestation d’affiliation par la complémentaire santé.
💡 La couverture des ayants droit (enfants ou conjoint) du salarié n’est pas obligatoire.
4- Ouvrir un registre unique du personnel
👉Dès lors que vous embauchez votre premier salarié, même en stage, vous devez tenir un registre unique du personnel récapitulant :
- l’identification du salarié,
- la date d’embauche et de départ,
- le type de contrat de travail.
Ce document peut être sous format papier ou informatique.
5- Informer l’inspection du travail et le SST
Informer l’inspection du travail
✅ Vous devez informer l’inspection du travail de votre toute première embauche par lettre recommandée avec AR dans les 8 jours suivant celle-ci.
Adhérer au SST et visite d’information et de prévention
✅ Vous devez adhérer à service de santé au travail (SST) et organiser la visite d’information et de prévention de votre salarié dans les 3 mois suivant la prise de poste.
6- Rédiger le contrat de travail
Même si le CDI à temps plein n’a pas l’obligation d’être conclu à l’écrit, il est vivement recommandé d’en établir un car il permet de préciser les éléments essentiels : rémunération, durée du travail, période d’essai, qualification, attributions du salarié, convention collective applicable etc.
⚠️ Attention : le CDD ou les contrats d’alternance (professionnalisation, apprentissage) doivent respecter un formalisme bien précis.
👉 Faites-vous une liste à cocher pour n’oublier aucune des obligations administratives d’embauche de votre premier salarié. Vous préférez déléguer ces formalités pour gagner du temps et de la tranquillité d’esprit ? Contactez notre équipe !
